E-Mail-Archivierung
Revisionssicher nach den GoBD
Die E-Mail gilt als meistgenutztes Kommunikationsmittel des Internets. Vor allem für Unternehmen ist der Austausch per E-Mail ein gängiger und etablierter Weg. Dies ist auch vom Gesetzgeber erkannt worden weshalb gemäß der GoBD Auflagen für die Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails gelten.
Mit der E-Mail Archivierung von Entity-IT erfüllen Sie diese Auflagen unkompliziert und vollkommen automatisch. Entity-IT setzet dabei auf die IDW PS 880 & DSGVO zertifiziert Lösung des deutschen Unternehmens Mailstore.
Fakten und Vorteile
Aufbewahrungsfristen
Handels- und Geschäftsbriefe, z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Widerrufsschreiben
E-Mails zu Einnahmen und Ausgaben, z. B. Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventare und sämtliche andere Buchungsbelege
Eine E-Mail-Archivierung unterstützt Sie bei der Einhaltung von Aufbewahrungspflichten wie Sie für Unternehmen gelten. Laut der GoBD müssen geschäftliche E-Mails für bestimmte Aufbewahrungsfristen archiviert werden und für die dafür zuständigen Behörden einsehbar sein.
Das E-Mail Archiv enhält eine exakte Kopier der Ursprünglichen Email. Sollte eine Mail versehentlichen gelöscht werden, kann diese aus dem Archiv wiederhergestellt werden.
Ein Auslagern der E-Mails aus dem aktiven Postfach der Mitarbeiter entlastet das Postfach und beschleunigt die Suche nach Mails erheblich.
Revisionssicher und manipulationssicher
Mit der E-Mail-Archivierung von Entity-IT erfüllen Sie die vorgaben der GoBD und archivieren Ihre Geschäftsmails Revisionssicher. Alle E-Mails werden im Originalzustand und Unveränderbar im Entity-IT Rechenzentrum archiviert.
Auch im falle eines versehentlichen löschen von Emails hilft Ihnen das Archiv, da es eine exakte Kopie Ihrer Nachricht enthält und ihnen ermöglicht diese wiederherzustellen.
Rechtssicher und GoBD-konform
Jegliche Mail durch die ein Geschäftlicher Vorgang vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder storniert wurde müssen archiviert werden.
Eine simple Kopie der Mail beispielsweise auf eine externe Festplatte ist dabei nicht genügen. Nicht nur besteht stehts die Gefahr, dass E-mails vergessen werden auf die Festplatte zu kopieren, der verbleib auf einer Festplatte macht die Mail nicht unveränderlich. Die E-Mail Archivierung von Entity-IT funktioniert daher vollautomatisch und legt die Mails in einer Datenbank ab welche im Nachgang keine Veränderung an den Inhalten gestattet.
Immer noch nicht GoBD Konform?
faq's
Häufig gestellte Fragen
Unsere E-Mail Archivierung ist grundsätzlich mit allen Email Lösungen kompatibel. Emails die archiviert werden sollen müssen einfach per Email z.B. ans Archiv geliefert werden.
Nein, anders als bei anderen Anbietern gibt es bei unserer E-Mail Archivierung keine Speicherplatz Begrenzung.
Nein eine Smartphone gibt es nicht. Es gibt jedoch eine Webapp welche Mobile optimiert ist und selbstverständlich mit jedem mobilen Gerät wie Smartphone oder Tablet genutzt werden kann.
Ja, ein Outlook Add-In erweitert ihr Outlook und bindet das Archiv nahezu nahtlos aus.
Die E-Mail Archivierung ist teil der Entity-IT Cloud und wird, wie alle anderen Dienste (solange Vertraglich nicht anders festgelegt) in Rechenzentren der Pfalzkom Manet in Rheinland-Pfalz betrieben.